Sammendrag

Denne rapporten er skrevet som en bacheloroppgave på studiet innovasjon og prosjektledelse ved Høgskolen i Østfold. Den er en evaluering av Luftforsvarets prosjekt Fremtidig flyplassdrift. Prosjektet skal jobbe med å implementere det europeiske EASA-regelverket i tidsrommet 01.01.2017 til tidsfristen 01.01.2018. Luftforsvaret er pålagt å gjennomføre disse endringene på sine flyplasser med sivil drift. Rapporten er en helhetsevaluering av prosjektet i tidsrommet bachelorgruppen deltok: 06.02.2017-04.05.2017.

Problemstillingen som besvares i rapporten er ”Har prosjekt Fremtidig flyplassdrift blitt gjennomført på en effektiv måte i forhold til måloppnåelse?” For å gi en helhetsanalyse av oppgaven belyses momenter som prosjektledelse, organisering, arbeidsmetodikk innad i prosjektet og prosjektopprettelse.

For å besvare på problemstillingen ble metoder som observasjon, intervju og e-postintervju benyttet. Bachelorgruppen har data fra syv observasjonsnotat, to intervjuer med prosjektleder og en prosjektdeltaker, og seks e-postintervjuer.

Man har sett en prosjektleder med betydelig erfaring, både fra prosjektarbeid og tidligere arbeid med Forsvaret. Han er reflektert og tilpasningsdyktig, og leder prosjektet målrettet og effektivt.

Man har sett at prosjektet har vært organisert med en styringsgruppe som har holdt seg i bakgrunnen, og hatt tillit til prosjektdeltakerne. Dette synes å være hensiktsmessig i denne situasjonen, og ga prosjektgruppen arbeidsroen de hadde behov for. Matriseorganisering var det naturlige valget for dette prosjektet.

Valget om å leie inn en ekstern prosjektleder fremstår vellykket, da dette gjorde det mulig for Forsvaret å fokusere på fagrettet arbeid fremfor ledelse av prosjektet. Manglende tid og kompetanse underbygger også denne konklusjonen.

Da prosjektet ble enige om at dette skulle være et samarbeid hvor arbeidsoppgavene var fordelt mellom luftvingene, la dette grunnlaget for god fremdrift. Denne økte ytterligere ved at prosjektmøtene ble gjort om til arbeidsmøter. I og med at tid har vært en avgjørende faktor, var denne økningen i fremdrift avgjørende.

Alt tyder på at opprettelsen av prosjekt Fremtidig flyplassdrift var avgjørende for at luftvingene skulle nå målet om EASA-sertifisering i tide. Prosjektdeltakers uttalelse om at prosjektet har kommet nærmere målet på fire måneder enn på fire år før prosjektets opprettelse understreker dette.

Bachelorgruppen anbefaler Luftforsvaret å vurdere prosjekt som arbeidsform så tidlig som mulig i prosessen ved tilsvarende komplekse oppgaver i fremtiden. Videre anbefales det å fortsette å benytte en ekstern prosjektleder. Denne type prosjektledelse er en kompetanse Luftforsvaret bør leie inn. Bachelorgruppen anbefaler videre at Luftforsvaret tar et bevisst valg om styringsgruppens involvering basert på relevant teori og den gitte situasjon. Dersom Forsvaret ved en senere anledninger velger å ikke etablere en styringsgruppe er det viktig at prosjekteier følger opp sin rolle, og eventuelt utnevner en prosjektansvarlig.

 

Abstract

This report is written as a final assignment for the bachelor degree in Innovation and Project Management at Østfold University College. It is an evaluation of the Royal Norwegian Airforce’s project Fremtidig flyplassdrift1, which is working on implementing the 2014 EASA- regulations within the timeframe of 01.01.2017-01.01.2018. These changes are mandatory on all Air Force bases with coexisting civil air traffic. The report evaluates the project in the timeframe the students participated: 06.01.2017-04.05.2017.

The proposed problem of this report is ”Has the project Fremtidig flyplassdrift been carried out in an efficient manner in regard to the achievement of goals?” To give a complete analysis of the project, factors such as project management, project organisation, and the project’s working methodology is analysed, as well as the importance of establishing a project in this situation.

To conduct this analysis, the students collected data via seven observations, two interviews and six e-mail interviews.

The report shows that the project manager has significant experience, in regards to both project management and the Royal Norwegian Air Force. He is thorough, goal orientated and effective.

Furthermore, the report shows that the project has been organized with a detached steering committee, trusting the team to get the work done. This appears to be beneficial in this situation, and gave the team the space they needed. Matrix management was the natural choice for this project.

The choice to hire a third-party project manager appears successful. The Air Force retained the ability for its specialists to focus their time on their repsective fields. Meanwhile, the project manager provided the experience and skillset the Air Force was lacking.

Collaborating and distributing the tasks between the air wings laid the foundation for rapid initial progress. The rate of progress further increased when the project meetings were converted to workshops. Time has been a crucial factor, and this acceleration was essential.

Everything suggests that the creation of project Fremtidig flyplassdrift was essential for the air wings to reach their goal of becoming EASA-certified by the end of this year. A statement from one team member substantiates this by expressing that the project has seen greater progress in four months than in four years substantiates this.

The bachelor students recommend that the Air Force consider using project methodology when facing similarly complex tasks in the future. It is further recommended that they continue utilizing a third-party project manager, as this type of project management is a skillset the Air Force does not currently possess. The bachelor students also recommend that, in the future, the Air Force makes a more conscious decision regarding the steering committee’s involvement, based on the relevant theory and circumstance. If the Air Force should choose not to have a steering committee, the project owner must follow through on his or her tasks, and possibly appoint a person to be responsible for the everyday communication.