Vi er ferdig med shadowing og det er snart tid for innlevering

Det er snart tid for innlevering og vi jobber på spreng for å bli ferdig med oppgaven. Akkurat nå sitter vi på en hytte i Eggedal i Sigdal kommune hvor vi har det vi kaller «skriveuke».  For oss nå handler det om å skrive ned all kunnskap vi har tilegnet oss gjennom de siste 13 ukene samt kunne koble praksis mot teori.

De siste ukene har vært svært hektiske da vi har slitt med sykdom, møter, intervjuer og workshops. Tidligere denne måneden fikk vi godkjennelse fra Norsk senter for forskningsdata (NSD) til å kunne gjennomføre dybdeintervjuer med lydopptak. Dette har ført til at vi kan  gå dypere inn i samtalene samtidig som vi kan gå tilbake for å skaffe informasjon vi kan ha gått glipp av.  Vi har gjennomført to dybdeintervjuer med ansatte i Fredrikstad kommune der har søkt etter dypere informasjon om innovasjon, digitalisering og organisasjonsutvikling i organisasjonen. Det har vært svært lærerikt da det kom frem nyttig data som underbygger våre påstander i bacheloroppgaven.

Videre har vi gjennomført flere møter med veileder der vi har fått konstruktiv kritikk samt mye positive tilbakemeldinger. Vi setter pris på de tilbakemeldingene som gjør oss bedre.

Forrige uke (uke 21) deltok vi også på en workshop sammen med avdeling kommunikasjon og service i Fredrikstad kommune. Der hadde prosjektleder Øyvind Nøstdal en fremføring om hva RPA er, hvordan roboten fungerer og hva som skal til for å kunne implementere den. Etter fremføringen ble vi delt inn i grupper der vi i bachelorgruppen skulle være fasilitatorer for hver vår gruppe. Her skulle gruppene tegne en arbeidsprosess slik den skulle ha sett ut i Blue Prism (hvis du lurer på hva Blue Prism er, finner du dette i et innlegg lenger ned). Da oppgaven var ferdig skulle bachelorgruppen presentere hver sin oppgave foran alle som deltok på workshopen.

 

Veien fremover nå er først om fremst en siste veiledning med vår veileder og deretter skal vi ferdigstille bacheloroppgaven. Vi ser frem til en stressende siste uke før innlevering!

Oppdatering av arbeidet

Siden mars har bachelorgruppen arbeidet tett med prosjektgruppen for probotiseringsprosjektet i Fredrikstad kommune. Vi har fått mulighet til å delta på 4 møter hittil og skal på minst to til før innlevering av bachelor. Under disse møtene går vi igjennom hvilke prosesser som skal robotiseres og deretter tegner opp en skisse på hvordan det skal legges inn i Blue Prism.  Prosjektleder Øyvind Nøstdal har også gitt oss mulighet til å være deltakende under disse møtene der vi kan komme med innspill både til prosjektet, og til han som prosjektleder.

Nedenfor kan dere se en skisse av en prosess. På grunnlag av konfidensielt materiale må vi sladde bort innholdet, men dere kan se hvordan et oppsett ser ut.

 

Det andre prosjektet vi arbeider med er et innovasjonsprosjekt ved Årum barneskole. De vant i 2018 prisen for «årets lyspære» for det de har gjort. Her har vi gjennomført dybdeintervjuer med noen av de ansatte der vi klartlegger hvilke innovasjonsprosesser og faktorer som har gjort at de har fått et vellykket prosjekt. Prosjektkoordinator Hans Otter Günther har hjulpet oss mye på veien og gitt oss rikelig med informasjon og tilgang til dokumenter.

Fredrikstad kommune har sendt inn deltakelse for å se om de kan få en pris som innovativ kommune på bakgrunn av dette prosjektet hos Årum og et par andre prosjekter i kommunen. Vi synes at dette er utrolig spennende og håper at dette går i mål.

Veien videre er å kartlegge ny problemstilling da vi føler at den gamle ikke lenger passer inn til arbeidet vi har gjort hittil. De neste ukene fremover skal vi delta på møter med robotiseringsgruppen samt at vi skal på studietur for å skrive ferdig resten av bacheloroppgaven. Det er kun 5 uker igjen til innlevering og det blir dermed en sluttspurt på arbeidet vi driver med. Vi gleder oss mye til fortsettelsen og for å se hvordan sluttproduktet blir.

Vi kommer tilbake med ny oppdatering i løpet av kort tid.

Første møte med prosjektgruppen i Fredrikstad kommune og uken fremover

Mandag: i dag hadde vi det første møte med prosjektgruppen for robotic process automation i Fredrikstad kommune. Prosjektgruppen består av:

* Styringsgruppe: KLG økonomi og organisasjonsutvikling
* Prosjektleder: Øyvind Nøstdal
* Deltakere: Turid Elisabeth Johansen, Kristoffer Vedal Moen og en ny deltaker fra juni.
* Ressursgruppe. Personvernombud, fagpersoner knyttet til aktuelle prosesser, representant fra IT
* To studenter fra innovasjon og prosjektledelse.

Prosjektleder Øyvind Nøstdal har gitt oss mulighet til å delta på deres prosjektmøter og i tillegg gitt oss mulighet til å komme med innspill, tilbakemeldinger og egne tanker rundt prosjektet. Dette gjør at vi i bachelorgruppen føler mer som en del av prosjektet og ikke kun som observatører.

Ettersom dette var det første møtet for prosjektgruppen handlet det mest om «bli kjent» fasen der de gikk igjennom hva selve prosjektet skal gå ut på, hvilke mål de har satt seg og hvordan de skal arbeide fremover.

Du kan se en video om PRA og Blue prism her

Tirsdag: i morgen skal vi i møte med oppdragsgiver Torild Nilsen (Innovasjonskoordinator hos Fredrikstad kommune) der skal vi ha et statusmøte om prosessen hittil samt at vi skal pitche frem en ide for studietur. Hvis dette går i orden skal bachelorgruppen mest sannsynlig en tur til England i begynnelsen av april. Vi krysser fingrene!

Torsdag: drar bachelorgruppen inn til Oslo for å besøke Fremtind. Fremtind er landets tredje største forsikringsselskap, og det største med distribusjon gjennom bank. De var de første til å utnytte teknologi for å gjøre bilforsikringen smart. De var også de første som gjorde helsevurdering selvbetjent og enkel. Slik vil de fortsette å bruke digital innovasjon og fornyelse for å gjøre hverdagen enklere og tryggere for folk og bedrifter flest.

Bachelorgruppen skal i den perioden møte systemansvarlig og teamet hans med utviklere, vi skal også møte prosesskartleggerne. Maiken skal fortelle oss litt om historikken til SpareBank1 sine roboter og prøve å svare på de fleste spørsmål som vi har.

De resterende dagene skal bachelorgruppen arbeide videre med bachelordokumentene som snart skal leveres for midtveisvurdering. Vi har mye spennende i vente og vi gleder oss masse!

 

Innovasjonsprosesser i digitaliseringsprosjekter

Fredrikstad kommune har i årsskiftet 2018-2019 bestemt å opprette en seksjon for innovasjon og styring. Denne seksjonen skal tenkes å bestå av arbeidere som arbeider med tjeneste- og prosjektutvikling, innovasjon og forbedringsarbeid. Eksempler på dette kan være digitalisering, prosessveilening, tjenestedesign og LEAN-metodikk.

Gjennom bachelorprosjektet «Innovasjonsprosesser og innovasjonsfaktorer i digitaliseringsprosjekt» skal vi dypdykke i digitaliseringsprosjekter i Fredrikstad kommune. Prosjektgruppen har valgt ut to forskjellige prosjekter fra kommunen som vi skal jobbe med de neste 3 månedene.

Hovedprosjektet omhandler Robotic Process Automation (RPA).  RPA en teknologisk imitasjon av en menneskelig arbeidstaker, som har til formål å takle strukturerte oppgaver på en rask og kostnadseffektiv måte. Vi har fått lov til å følge prosjektgruppen i startfasen og sluttprosessen fortsetter etter at bacheloren er levert.

Sekundærprosjektet omhandler utdanning for barn fra første-syvende klasse på Årum barneskole. De vektlegger realfag som vitenskap, teknologi, matematikk og maskinlæring.  Prosjektet er et Erasmus + prosjekt og har et internasjonalt samarbeid med flere skoler i Europa.  Prosjektet heter  «The ICC road to STEM trough TCC».

For å kunne arbeide slike prosjekter er det viktig å forstå hvordan innovasjon og digitalisering fungerer i offentlig sektor.  For innovasjon kan tolkes og brukes på forskjellige måter i ulike virksomheter.

Det er tre punkter som er spesielt viktig for at det skal skapes en kultur for innovasjon i offentlig sektor:
(1) Det offentlige trenger en forvaltning som bedre møter innbyggernes, næringslivets og samfunnets behov. (2) Ny teknologi gjør det mulig å møte brukerne på nye og bedre måter. (3) Du skal ikke trenge å vite hvem som gjør hva. Innbyggere og næringsliv skal enkelt finne det de trenger, så er det offentlig sektor som må sørge for å koordinere seg.

Nedenfor er det flere tolkninger av hva innovasjon faktisk er og hvordan det skal brukes.

Organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD) forstår innovasjon i offentlig sektor slik: Innovasjonen kan være en ny eller vesentlig endret tjeneste, vare, prosess, organisering eller kommunikasjonsmåte. Å være ny, betyr her at innovasjonen er ny for den aktuelle virksomheten, den kan likevel være kjent for og iverksatt i andre virksomheter. Å være ny, betyr her at innovasjonen er ny for den aktuelle virksomheten, den kan likevel være kjent for og iverksatt i andre virksomheter. Denne forståelsen ligger foreløpig til grunn for arbeidet. 

Fredrikstad kommune sin innovasjonsstrategi – NYTT, NYTTIG og NYTTIGGJORT beskriver enkelt hva en innovativ løsning skal være. En NY løsning kan godt være kopiert og utviklet videre for å passe her hos oss. NYTTIG er den når den møter et viktig behov og NYTTIGGJORT er den først når den tas i bruk. 

Direktoratet for forvaltning og IKT – Innovasjon er å fornye eller lage noe nytt som skaper verdi for virksomhet, samfunn eller innbyggere. Formen er eksperimenterende og løsningen er ikke kjent på forhånd.

Prosjektgruppen bruker nå tiden på å tilegne seg nok kunnskap om innovasjonsprosesser, digitaliseringsstrategier, RPA, innovasjon i offentlig sektor mm. for å kunne dypdykke inn i de overnevnte prosjektene.

Prosjektgruppen til RPA skal forhåpentligvis ha en oppstartmøte fredag denne uken, og vi har fått invitasjon for å bli med på dette møtet. Vi gleder oss til å se hvordan slike prosjekter fungerer i praksis.