Nye tider krever omstilling

Planen var å intervjue utvalgte kommuneansatte i tre forskjellige kommuner. Modellen vi skulle bruke var å ha fysiske intervjuer og observasjoner. Vi rakk å fullføre to dybdeintervjuer med to kommuner før utbruddet av coronaviruset snudde på hvordan vi måtte jobbe. Vi måtte gå i tenkeboksen og komme med nye tiltak og fremgangsmåter for å få ønsket resultat. Vi bestemte oss raskt for å utnytte muligheten med digitale verktøy og brukte det flittig til å nå frem til enda flere intervjuobjekter enn vi hadde klart hvis det skulle være fysiske møter.

Vi har så langt intervjuet:

  • Kommuner 

Flere enn 6-7 kommuner. Dette ga oss mer data slik at vi kunne se om det var noe likhetstrekk mellom kommunene og om de har samme utfordringer.

  • 210 Innbyggere

Vi utformet en spørreundersøkelse som tok for seg hvilken innsikt og erfaringer innbyggerne i forskjellige kommuner har når det gjelder leie av lokaler, idrettsanlegg og utstyr i deres kommune. Vi valgte å distribuere spørreundersøkelsen til å gjelde flere kommuner i Norge for å se om funnene var like.

  • Idrettsforeninger/klubber

En stor målgruppe innen kommunal utleie er naturligvis idrettsforeninger som har fast leietid på idrettshaller. Derfor har vi også gjort noen epost intervjuer med flere idrettsforeninger for å finne ut hvordan de opplever utleieprosessen. 

Utbruddet av coronaviruset har gjort at arbeidet med oppgaven ble noe annerledes en forventet, der vi har de siste ukene har måtte benytte digitale hjelpemidler som Zoom videochat, Facebook og Asana – et visuelt prosjektstyringsverktøy fremfor å ha fysiske møter. Dette er en ny hverdag som er uvant for oss og krever både omstilling arbeidsmessig og mentalt. Vi har likevel stor tro på at vi kan få til et godt resultat, og velger å bruke tiden vi er i til en fordel til å tenke nytt og større. Vi ser frem til siste innspurt med oppgaven!

 

 

Mer detaljer!

Her er mer detaljer om hva oppgaven vår vil inneholde. Bildet er fra en workshop vi hadde for å definere problemstilling og prosjektbeskrivelse. Vi vil at oppgaven vår skal være interessant for alle kommuner, slik at funnene kan brukes av alle som er i en omstillingsprosess. Vi skal benytte oss av metoden casestudy der vi bruker Halden Kommune som hovedcase. Fredrikstad Kommune vil være delcase, og vi vil i tillegg bruke benchmarking mellom andre kommuner i nærområdet for å finne beste praksis. Ved å involvere flere kommuner kan vi få en grundig problemavklaring og behovsanalyse av utleietjenester i  kommunal sektor.

 

Digitalisering av utleielokaler

Etter dialog med oppdragsgiver har vi konkretisert oppgaven vår, og vil fokusere på hvordan vi kan gjøre utleieprosesser mer brukervennlige for Halden kommune. 

Vi skal se på:

  • Hvordan benyttes kommunale utleielokaler i dag?
  • Hvordan kan kommunen redusere manuell administrasjon ved å helautomatisere utleien? 


Vi vil ta utgangspunkt i Halden Kommunes servicesenter, som er der bookinger gjøres i dag. Gjennom intervjuer og observasjoner skal vi kartlegge nåsituasjonen slik at vi kan legge tilrette for mer brukervennlige utleieprosser i fremtiden.  Vi gleder oss til å starte sprintet, og forbereder oss til vårt første intervju i morgen!

 

Velkommen til vår blogg!

I forbindelse med vårt bachelorprosjekt, har vi lagd en blogg slik at vi jevnlig kan oppdatere dere på alt det spennende som skjer i prosjektet vårt. Vi er tre studenter fra innovasjon og prosjektledelse, som brenner for å gjøre utleie enklere og mer tilgjengelig for innbyggere! Mer info kommer senere, stay tuned.