Endelig ferdig utdannet prosjektledere. Vil vil takke publikum som møtte opp og vår oppdragsgiver. Vi er strålende fornøyd prosjektet vårt.

Her er rapporten vår! Gevinstpotensial ved digitalisering av kommunale utleietjenester

God sommer!

 

Vi gleder oss til å se deg på digital Expo kl. 11 i morgen. Her er link til Microsoft Teams, slik at du kan følge med fra din sofa, eller hvor enn du befinner deg!

OBS: linken må åpnes i nettleseren Google Chrome, for å logge inn som gjest. 

https://teams.microsoft.com/dl/launcher/launcher.html?url=%2f_%23%2fl%2fmeetup-join%2f19%3aa186c935f18949f0a888ec01c9c58a69%40thread.tacv2%2f1591972624163%3fcontext%3d%257B%2522Tid%2522%253A%2522e3221735-26b9-4eac-ad0f-4721757a50f8%2522%252C%2522Oid%2522%253A%25221a20c91b-0346-446a-b4c5-3dffc9d01264%2522%257D%26fbclid%3dIwAR0COtpTRCkdPT6sQ4bKay9zgWOM8zNpjqi_T63U-fDskRU5Q5FAc1Ui31U%26anon%3dtrue&type=meetup-join&deeplinkId=ff25f6ec-15ca-4673-b5ef-8748b31cad3e&directDl=true&msLaunch=true&enableMobilePage=true

Husk å logg inn i god tid før kl. 11, og at det er mulighet for å stille oss spørsmål. Takk for at du har fulgt med på prosjektet så langt.

Hilsen fra bachelorgruppen,
Janine, Kamil & Abdi!

En lærerik periode nærmer seg slutten. Det har vært en dannelsesreise uten like. 3 år fylt med mange prosjekter tett opp mot næringslivet, frivillig og offentlig sektor. Samt gode samarbeid med medstudenter og faglærere. Med kunnskap innen innovasjon og prosjektledelse er vi rustet for å bidra til en verden som er i stadig endring og omstilling. Man sier ofte tiden flyr når man jobber med det man liker, og det kan vi bekrefte for 3 år er forbi og vi sitter igjen med gode minner for livet.

Med det sagt er vi stolte og glad for å kunne presentere resultatet vi nå har jobbet så lenge med å få ferdig. Dette prosjektet har vært mer enn bare en oppgave, da vi har hatt en underliggende motivasjon om å kunne ha påvirkningskraft og gjøre en forskjell i hvordan offentlig utleie gjøres i fremtiden. Oppgaven er et produkt av gode samarbeid og velvilje fra mange involverte parter. Først og fremst vil vi takke Halden kommune, som har vært vår oppdragsgiver. Takk for all støtte og frihet dere har gitt oss for å kunne forme oppgaven etter beste evne. Vi vil også gi en stor takk til veilederen vår Matthew Lynch, som har kommet med nyttige innspill og hjelp under denne perioden. Sist men ikke minst vil vi også takke alle intervjuobjekter og bidragsytere som har stilt opp, særlig alle kommuner som har vært villig til å samarbeide og dele sine verdifulle erfaringer med oss. Denne oppgaven har gitt oss mye innsikt i hvordan mange kommuner jobber. Vi håper vi kan kan videreformidle kunnskapen vi har tilegnet oss på en god måte. Stay tuned! for snart kommer en videopresentasjon.

Hei alle sammen!
Nå nærmer innleveringen av bacheloren seg med stormskritt og vi gleder oss til å dra dette i land. Men frykt ikke, reisen er ikke over helt enda. Som en del av vår digitale Expo, vil vi publisere en filmpresentasjon her på bloggen, der vi presenterer resultatene og arbeidet vårt. Så det er bare til å glede seg til det. For de ekstra interesserte, inviteres det også til å se på vår muntlig forsvaring av oppgaven på Microsoft Teams, den 15. Juni kl. 11. Nærmere info kommer. Enn så lenge kan dere nøye dere med en liten smakebit av bacheloren vår!

Et sammendrag av
Gevinstpotensial ved digitalisering av kommunale utleietjenester

I denne oppgaven har vi fokus på kommuner, som har en viktig rolle med å forvalte fellesskapets ressurser. Hvert år må de ulike kommune imøtekomme innbyggernes forventninger, samtidig som de må forholde seg til budsjett som kan sette store begrensninger. Gjennom de siste månedene har vi forsket på hvordan kommuner bedre kan utnytte kommunale ressurser som lokaler, idrettsanlegg, møterom og div idretts og arrangementutstyr. Problemstillingen ble til “Hvordan tilgjengeliggjøre kommunale utleietjenester for innbyggerne og hva er gevinstpotensialet for kommunene?»

Problemstillingen blir besvart gjennom en rekke forskningsspørsmål og metoder som casestudy, storytelling og intervjuer. Etter å ha spurt 210 innbyggere, intervjuet seks kommuner, flere organisasjoner/foreninger og sendt utleieforespørsler gjennom personas, har vi kartlagt hva befolkningen opplever av tilgjengelighet og hva som er deres totale bookingopplevelse. På den samme måten har vi også funnet ut hvilke utfordringer og behov som er gjennomgående for kommuner.

Mange av funnene peker på at løsningen ligger i digitalisering, integrert med prinsippene til delingsøkonomi. Denne sammenslåingen ser ut til å være nøkkelen til en maksimal utnyttelse av fellesskapets goder. Researchen viser at dersom kommunen kan forvalte ressursene sine, uten å bruke mye ressurser på selve forvaltningen, åpner det for mange flere muligheter. Vi tar for oss den teknologiske reisen fra manuell behandling av forespørsler, til digital behandling og til slutt en fullautomatisk løsning som reduserer behovet av menneskelig involvering i utleieprosess. Slik kan kommunene gjøre de kommunale utleietjenestene mer tilgjengelig og oppnå en rekke gevinster som store kostnadsbesparelser, økte brukergrupper, fornøyde innbyggere og mindre manuell administrasjon og gjentagende arbeid for de ansatte.

Vi har også laget mange spennende modeller for å illustrere innholdet vårt. Her kan du f.eks. se hvordan vi har samlet utfordringene som er sentrale for flere av kommunene.

Som nevnt har vi også forhørt oss med innbyggerne, om hva de vet eller tror de kan leie fra kommunen. Her kan du raskt få et innblikk i hva innbyggerne vet om de ulike utleiekategoriene. Hva med deg, visste DU at kommunen tilbyr å leie ut arrangementutstyr?

Siste modell vi skal avsløre for dere her i dag, er en intro til personasene våre. Vi har diktet opp 3 fiktive personer som prøver å leie fra fem ulike kommuner for å sammenligne svarene og fremgangsmåten. Er dere spent på resultatet? Det var i hvertfall vi!

Det var alt fra oss i dag! Vi snakkes!

Som alle vet, har det blitt en annerledes hverdag for de fleste -og med ingen unntak for bachelorprosjektene. Planen vår var å intervjue utvalgte kommuneansatte i tre forskjellige kommuner. Modellen vi skulle bruke var å ha fysiske intervjuer og observasjoner. Vi rakk å fullføre to dybdeintervjuer med to kommuner før utbruddet av coronaviruset snudde på hvordan vi måtte jobbe. Vi måtte gå i tenkeboksen og komme med nye tiltak og fremgangsmåter for å få ønsket resultat. Vi bestemte oss raskt for å utnytte muligheten med digitale verktøy og brukte det flittig til å nå frem til enda flere intervjuobjekter enn vi hadde klart hvis det skulle være fysiske møter.

Vi har så langt intervjuet:

• 6 kommuner via e-post

Dette ga oss mer data slik at vi kunne se om det var noe likhetstrekk mellom kommunene og om de har samme utfordringer.

• 210 Innbyggere via spørreundersøkelsen

Undersøkelse som tok for seg hvilken innsikt og hvilke erfaringer innbyggerne i forskjellige kommuner har når det gjelder leie av lokaler, idrettsanlegg og utstyr i deres kommune. Vi valgte å distribuere spørreundersøkelsen til å gjelde flere kommuner i Norge for å se om funnene var like.

• Ulike idrettsforeninger/klubber

En stor målgruppe innen kommunal utleie er naturligvis idrettsforeninger som har fast leietid på idrettshaller. Derfor har vi også gjort noen epost intervjuer med flere idrettsforeninger for å finne ut hvordan de opplever utleieprosessen. 

Utbruddet av coronaviruset har gjort at arbeidet med oppgaven ble noe annerledes en forventet, der vi har de siste ukene har måtte benytte digitale hjelpemidler som Zoom videochat, Facebook og Asana – et visuelt prosjektstyringsverktøy fremfor å ha fysiske møter. Dette er en ny hverdag som er uvant for oss og krever både omstilling arbeidsmessig og mentalt. Vi har likevel stor tro på at vi kan få til et godt resultat, og velger å bruke tiden vi er i til en fordel til å tenke nytt og større. Vi ser frem til siste innspurt med oppgaven!

Her er mer detaljer om hva oppgaven vår vil inneholde. Bildet er fra en workshop vi hadde for å definere problemstilling og prosjektbeskrivelse. Vi vil at oppgaven vår skal være interessant for alle kommuner, slik at funnene kan brukes av alle som er i en omstillingsprosess. Vi skal benytte oss av metoden casestudy der vi bruker Halden Kommune som hovedcase. Fredrikstad Kommune vil være delcase, og vi vil i tillegg bruke benchmarking mellom andre kommuner i nærområdet for å finne beste praksis. Ved å involvere flere kommuner kan vi få en grundig problemavklaring og behovsanalyse av utleietjenester i  kommunal sektor.

Etter dialog med oppdragsgiver har vi konkretisert oppgaven vår, og vil fokusere på hvordan vi kan gjøre utleieprosesser mer brukervennlige for Halden kommune. 

Vi skal se på:

• Hvordan benyttes kommunale utleielokaler i dag?
• Hvordan kan kommunen redusere manuell administrasjon ved å helautomatisere utleien? 

Vi vil ta utgangspunkt i Halden Kommunes servicesenter, som er der bookinger gjøres i dag. Gjennom intervjuer og observasjoner skal vi kartlegge nåsituasjonen slik at vi kan legge tilrette for mer brukervennlige utleieprosser i fremtiden.  Vi gleder oss til å starte sprintet, og forbereder oss til vårt første intervju i morgen!

I forbindelse med vårt bachelorprosjekt, har vi lagd en blogg slik at vi jevnlig kan oppdatere dere på alt det spennende som skjer i prosjektet vårt. Vi er tre studenter fra innovasjon og prosjektledelse, som brenner for å gjøre utleie enklere og mer tilgjengelig for innbyggere! Mer info kommer senere, stay tuned.