Liten vending i oppdrag + spørreundersøkelse

Oppdraget startet opprinnelig med at vi skulle foreta en datakartlegging + en analyse av datasett. Kartleggingen skulle kartlegge datatyper, datakvalitet, hvordan dataen blir strukturert, standarder osv.

Kartleggingen og analysen vil bli rettet mot etaten for Bygg og eiendom.

Fra prosjektets oppstart og fram til nå har mye av tiden gått ut på å knytte kontakt til de rette menneskene for å få tilgang og innsikt i de store datamengende som kommunen besitter. Det viste seg fort at dette IKKE var en lett prosess og oppgave. Etter flere møter med forskjellige personer i kommunen endte vi til slutt opp i et møte med blant annet IT-sjefen – hvor det ble konkludert med at det å få slik innsyn i dataene vil være problematisk, ettersom leverandørene av disse systemene vil holde hvordan systemene er bygd opp «hemmelig» til en viss grad.

Vi satt oss da ned og diskuterte hvilke andre muligheter vi har. Vi endte da opp med at vi heller skal fokusere på kommunens systemer på et litt mer overordnet nivå. Her vil vi kunne klare å tilegne oss en viss forståelse for blant annet hvilke data kommunen har, om systemer snakker sammen, om data blir delt intert/eksternt, bruksområder o.l.

I den forbindelse har vi utarbeidet en spørreundersøkelse som skal kartlegge disse tingene. Vi har kontaktet etatssjefen for Bygg og eiendom som skal distribuere undersøkelsen for oss – slik at vi får inn mest mulig svar.

 

Bygg og Eiendomsetaten

Da har vi hatt et hyggelig møte i lokalene til Bygg og Eiendom etaten i Fredrikstad.

Agendaen var å få en liten innføring i hvordan datasystemene deres fungerte, i forbindelse med kartlegging av dem.

 

Kort oppdatering av prosjektet – 23.01.2020

Denne uken gjennomførte vi første møte med representanter fra bygg og eiendomsetaten i Fredrikstad kommune. I møtet ble det avtalt at vi skulle få tilsendt en detaljert oversikt over fagsystemene i etaten i løpet av uken (uke 4). Mens vi venter på dette så har vi startet å arbeide med andre deler av hoveddokumentet som ikke er avhengige av dataene fra fagsystemene. Vi er godt i gang med arbeidet og har lagt opp til tre faste dager med arbeid i uken.

 

Beskyttet: Forprosjektrapporten er klar!

Dette innholdet er passordbeskyttet. For å vise det, vennligst skriv inn passordet nedenfor:

 

Oppdragsgiver

Vår oppdragsgiver er Fredrikstad kommune ved Gard Jenssen. Fredrikstad kommune er lokalisert i Viken fylke og har over 80 000 innbyggere spredt ut over 288 km² (Wikipedia, 2020). Kommunen er en del av et internasjonalt utviklingskonsept kalt Smart City, som tar sikte på å gjøre byer i bedre stand til å møte endringer i miljø og samfunn på en intelligent og fleksibel måte. Hovedelementene er miljøfokus, samarbeid og å integrere informasjonsteknologi og sikker bruk av internett (Smart Fredrikstad, 2017).

Nedenfor kan du se organisasjonskartet til Fredrikstad kommune:

Organisasjonskart Fredrikstad kommune

 

Kilder:

Smart Fredrikstad (2017). Smart by, et godt sted å leve. Hentet 07. januar fra

https://www.smartfredrikstad.no/#om

Wikipedia. (2020). Fredrikstad kommune. Hentet 07. januar fra

https://nn.wikipedia.org/wiki/Fredrikstad_kommune

 

Kontakt

Gruppemedlemmer:

Martin Skåksrud

E-postadresse: martinos@hiof.no

Enis Jasharaj

E-postadresse: enisj@hiof.no

Ramona Hagan

E-postadresse: ramona.t.hagan@hiof.no

Oppdragsgiver:

Gard Jenssen

E-postadresse: garjen@fredrikstad.kommune.no

 

Om oss

Enis Jasharaj
23 år gammel, født i Odda, men har tilbragt mesteparten av oppveksten i Halden. Han studerer Informasjonssystemer, og har interesse for programmering, BI og teknologi generelt. Utenom studiene spiller han fotball i 6.divisjon og jobber som tilkallingsvikar i Rema 1000.

Ramona Hagan
Kom fra vakre Nord Norge til solfylte Halden i 2012. I utgangspunktet for å starte som fengselsbetjent i Halden fengsel, men også som klimaflykning. Hun studerer Informasjonssystemer med stor interesse i BI, fremtidsrettet teknologi og dens effekt på samfunnet.

Martin Skåksrud
23 år gammel, født og oppvokst i verdens navle – Fredrikstad. Studerer Informasjonssystemer med interesse for data, BI og ser for seg en framtid hvor han jobber med Business Analytics. Ved siden av studiene jobber han som vikarlærer på en barne- og ungdomsskole i hjembyen.

 

Prosjektbeskrivelse

Fredrikstad kommune er en stor organisasjon med svært mange oppgaver. De fleste oppgaver har et tilhørende fagsystem som genererer data. Kommunen har god oversikt over fagdatasystemer, men systemene er heterogene, opererer på et mangfold av plattformer og har forskjellige grader av lukkethet. Dette gjør at det er vanskelig å få en god oversikt over hvilke data kommunen har, samt hvilken kvalitet det er på disse dataene. Dette gjør det i sin tur vanskelig å bruke data på tvers av fagsystemer, til f.eks. analyser eller innsikt.

Noen data skal være lukket av personvern- eller sikkerhetshensyn. Andre data er utilgjengelige fordi få personer vet om dem, eller fordi de har et format eller kvalitet som ikke gjør at de kan brukes utenfor sitt fagsystem.

Fredrikstad kommune tilbyr en eller flere studenter å gjøre et utredningsprosjekt (eller forprosjekt) som ser helhetlig på informasjonsforvaltning i kommunen. Vi ønsker å få kartlagt datamodeller, datatyper, datakvalitet og innsiktspotensial som ligger i våre data.

Noen forslag til spørsmål stillinger i en oppgave er:

  • Hva slags data har vi i de forskjellige fagsystemene?
  • Hvem oppdaterer dem og med hvilke retningslinjer/krav?
  • Hvilke standarder (nasjonale eller internasjonale) eller standardiserte datamodeller benyttes i oppdatering av data?
  • Hvilke data må være lukket (dvs. må bare benyttes innenfor den enkelte virksomhet/etat), hvilke kan/bør deles mellom virksomheter/etater/seksjoner (evt. andre offentlige aktører, som sykehus, politi, mm), og hvilke kan være åpne?
  • Hvilke lukkede data kan tilrettelegges som åpne data dersom anonymisert eller aggregert?
  • Hvilke data som i dag ikke deles internt kan være til nytte for styring av kommunen overordnet eller på virksomhets-/etats-/seksjonsnivå̊, eller for utvikling av nye/bedre tjenester?
  • Hvilke data som i dag ikke deles ekstern kan være til nytte for kommersielle-, forsknings aktører eller engasjerte utviklere blant innbyggerne (civic hackers)?