Kort fortalt handler prosjektet om søknadsprosessen til arrangement og hvordan kommunen håndterer informasjonen fra søknader. 

Det er en kompleks prosess å håndtere mange søknader når det er så stor variasjon mellom alle de ulike typer arrangement. Arrangement i Norge har et sett med grunnleggende lover som må overholdes, men måten kommuner håndterer søknader på varierer fra kommune til kommune. 

Prosessen er i ulik grad digitalisert og automatisert, og veien til et heldigitalt system er vrien fra dagens standpunkt. 

Fra et akademisk perspektiv ønsker vi å undersøke hvordan digitalisering ofte kan være utfordrende. Hvilke utfordringer går igjen? Hvilke løsninger vil gjøre det enklere? Videre vil vi undersøke hvor grensen går for hva som kan og skal forenkles, automatiseres og digitaliseres for at løsningene skal være hensiktsmessig.  

Gjennom prosjektet har vi brukt et digitalt verktøy som heter Asana.

Sortere informasjon

Det er ofte et problem å organisere all informasjonen man får i løpet av et stort prosjekt. Det å kunne sortere og kommentere allslags informasjon i ulike kolonner, kategorier og underkategorier har bidratt positivt til hvordan vi håndterer innsamlet informasjon.

Dele informasjon & kommunikasjon

Asana har også gjort det enklere å dele informasjon med Gibbs da de fikk innsyn i alt vi skrev inn der. I Asana er det også mulig å kommunisere i chat med enkelte eller i grupper. Om det er noe vi lurer på i en spesifikk «task» kan vi også kommentere dem der det gjelder så de enkelt er oppdatert, og vet hva det gjelder.

Fremgang

Vi bruker også Asana som milepælsplan. Vi har laget en kolonne med delmål, milepæler og aktiviteter som vi kan gi tidsfrist og markere når gjennomført.

Vi er en studentgruppe på to medlemmer fra Innovasjon og Prosjektledelse som utfører en bacheloroppgave for Gibbs AS.

Oppgaven går ut på å kartlegge søknadsprosessen til arrangement i ulike kommuner. Vi utforsker hvilken informasjon ulike etater trenger og hvordan kommuner behandler informasjonen fra søknader.

Martin Dyrseth

Alder: 23

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/martin-dyrseth-10a19b16b/

Marcus Moberg

Alder: 23

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/marcus-moberg-88939a16b/?originalSubdomain=no