Etter et år med nyomveltninger på design og innhold på eksterne nettsider, skulle tiden være moden for å sette fokus på nettsider for ansatte og studenter. Budsjettprosessen rundt dette var svært lovende og det ble satt av midler til å starte på en skikkelig prosess.

Forsiden til Høgskolen i Østfold – websider

I midten av januar fikk høgskolen en telefon fra IST med følgende beskjed: Hele utviklingsavdelingen med fokus på produkter mot UH-sektoren skal legges ned. Alle ved kontoret i Bodø ble oppsagt før 31.12 2014, og hele kontoret ble stengt fra 1.5.2015. Vi har selvfølgelig en sikker kontrakt i forhold til vedlikeholdsrutiner, så vi har krav på fullgod vedlikehold på alle våre produkter ut 2015. Hva som skjer fra 2016 er høyst usikkert fra IST sin side, og gjensidig oppsigelse av kontrakt er 3 måneder før neste avtaleperiode begynner (avtaleperioden er fra 1.1-31.12).

Hva betyr dette?

I bunn og grunn betyr dette av vi må og skal vurdere nye prosesser for utbytting av alle de tjenestene som finnes i Neted programvaren vi har ved Høgskolen i Østfold. I tillegg til vanlig CMS (Content Management System) komponenter som vanlige nettsider, nyhetsartikler, oppslagstavle, Min profil med kompetansemodul, har vi komplett studieinfosystem (studieplan, emnebeskrivelser og studiekatalog), analysemodul (verktøy for spørreskjema, bestillingsskjema, valgsystem m.m.), romreservasjon for studenter/ansatte til grupperom, infoskjerm og kurs- og konferansessystem. Det er svært mange ansatte som er brukere av vårt system, så utbytting vil være svært utfordrende og ressurskrevende.

Hva er gjort, og hvordan går vi videre?

Oversikt over Netedmoduler og koblinger

For å synliggjøre hvordan hele systemet hang sammen ble det laget en oversikt over hvilke moduler som er i bruk. Frem til nå har ett system vært benyttet for å presentere informasjon ut til alle målgrupper på en så lik måte som mulig. Vi har erfaring at en slik løsning nå i 2015 blir lite tidsriktig, og at dette ikke nødvendigvis gir den beste brukeropplevelsen for de som faktisk skal bruke systemet. Det ble derfor satt ned noen arbeidsgrupper som skulle besvare noen spørsmål om «sitt» system, og ikke om helheten.

Standard CMS – Medlemmer: Kenneth Dahlstrøm, Ted Sørlie, Ann-Kristin Johansen, Natalie Tvete Pettersen, Tina Buckholm (Fremmedspråksenteret) og Tore Petter Engen

Studieinfo – Medlemmer: Gro Telhaug, Kristin Solli, Hedvig Bergem, Linda Sekkelsten, Tore Petter Engen

Kompetanse – Medlemmer: Inger- Lise Røsnæs, Kjell-Ove Kjølaas, Else Nordheim, Nina Fredheim

Kursadministrasjon – Medlemmer: Bjørg Knoph, Tone Skråning, Ann-Kristin Johansen, Anne Grethe Bremnes

Meldingssentral, Romreservasjon, Analyse og Infoskjerm – Medlemmer: Solgunn Strand, Linda Sekkelsten, Ann-Charlot Brandstorp, Tore Petter Engen

I løpet av tre uker skulle arbeidsgruppene definere hvilke som var ansvarlig for å levere innhold til modulene, beskrive funksjonalitet og arbeidsflyt, hva som fungerer godt/dårlig, erfaringer fra andre lignende institusjoner og evt forslag til tidsplan for utbytting med kritiske datoer.

Alle gruppene leverte svært gode rapporter på svært kort tid. Direktørgruppa fungerer som en styringsgruppe i dette prosjektet. Alle disse rapportene ble gjennomgått 4. mars. Det var enighet om at enkelte av modulene skulle prioriteres videre. IT-drift fikk i oppdrag å se på gode løsninger for infoskjerm og romreservasjon. Forventet ferdigstilling av dette burde være innen studiestart 2015. Innen neste møte i styringsgruppa 10. april, fikk jeg beskjed om å lage ferdig en prosjektorganisering som ser på utbytting av analyse, studieinformasjonssystem og selve CMS’et. Mer detaljer om denne biten kommer i en senere post på denne bloggen – så bare følg med!