1.2 Expert interview and Observation

Expert interview and observation

Introduction

In the next step of the design thinking process: Expert interview and/or Observations, we conducted both an interview and an observation. We chose to conduct both methods to get insight on both parties, bachelor students and lecturers, involved in our topic. This also made it possible for us to compare the two results at the end. 

Expert interview

Who was interviewed and why?

We interviewed an advisor at Østfold University College. The reasoning for choosing the university college advisor as our expert in this matter, is that we wanted to get more insight in the student problems concerning lecturers, to better understand the information flow between lecturers and bachelor students. Since it is the advisors job to listen to student problems, we thought the advisor would fit the criteria of being an expert well. Hence, we decided to interview the advisor.

 Where was the interview conducted?

The interview was in the advisors office at Østfold University College. Tuesday afternoon at 13:30, on the 24. of september 2019. The interview lasted approximately 15 minutes from start to finish.

How was the interview conducted?

We did a semi-structured interview where we had some guidelines, but we could also talk outside those guidelines. The reasoning for doing a semi-structured interview is to allow the interviewer freedom to express their views in their own terms instead of being locked to set specific questions. During the interview, we had two observers taking notes, asking follow-up questions and recording sound, and one main interviewer asking questions. We informed the advisor before the interview that we were planning on recording the interview by taking notes and a sound recording, asking for their permission, to make sure it was okay with the interview object.

What was the theme of the interview?

The theme of the interview was; “What problems do bachelor-students report concerning lecturers in a classroom?”

Why was the theme (s) chosen?

It is relevant for us and we can relate to the problems about the information flow between lecturer and bachelor students. It is also crucial to understand, to better the information flow between lecturers and bachelor students. When understanding the problem from the students’ point of view, we understand what kind of problems we can help do something about to better the information flow. 

Interview Guide (questions)

  • What school-related problems do students most often encounter? Why?
  • Are there any challenges associated with exchange students?
  • Will a large class affect teaching in a negative way? Why? Why not?
  • Is the failure rate higher in international subjects than those in Norwegian? Why? Why not? 
  • Are there some teaching methods that proves more effective than others? if so, elaborate.
  • Why do you think so many students drop out in lectures?
  • What measures can be taken to improve lectures?
  • Are enough measures being taken to improve lectures?

Transcription (voice recorded in Norwegian)

André: Så da starter vi bare da?

Advisor: ja!

André: eeeh det første spørsmålet er; er det noe problemer eller skolerelaterte problemer studenter kommer i vei? liksom går igjen ofte…

Andreas: liksom kommer noen ofte til deg når det gjelder skolen?

Advisor: mhm tenker i forhold til informasjon i forelesning?

André: ja, eller om forelesere til deg om de faller ut

Advisor: eller hva de..

Andreas: ikke bare.. noe hovedsakelig, noe skolerelatert de kommer ofte til deg

Advisor: mhm… eeeh, eller det som er kanskje har mest eeeh det er kanskje de fagene som er på første året for studenter i forhold til å overgangen mellom elev – student, nytt sted, nytt miljø, flyttet hjemme ifra..

André: mmm

Advisor: at den tar jo litt for lang tid noen ganger føri de kommer igang med studiene fordi det er så mye nytt.

André: mmm

Advisor: også er det kanskje sånn for første studentene mye frister i forhold til arbeidskrav i emnene på første året.. ja, det er vel mer sånn rundt studie situasjon da

André: ja..

Advisor: som de kommer med.. mhm

André: også lurte vi på om det er noen utfordringer i forbindelse med utvekslingsstudenter som er bare er kun de internasjonale kursene men og de kombinerte norske og utenlandske studenter

Advisor: eh de som kommer hit på utveksling? mhm..

André: ja

Advisor: ja, en utfordring for noen kan være er at da hvor holdt på si forelesningene er jo på engelsk og det er jo ikke alle som synes takler like bra da mhm

André: nei..

Andreas: men får du.. er det mange utvekslingsstudenter som kommer hit…

Advisor: …nei..

Andreas: …og spør deg om ting fordi foreleserne er på norsk eller noe sånt?

Advisor: nei, jeg har lite med det ..

Andreas: lite med utvekslingsstudenter men det er mere fra de norske som har problemer fordi de bytter til forelesningene på engelsk?

Advisor: mhm ja.. det gjør det..

André: også det tredje spørsmålet som er om eeh: er det forskjell på store og små klasser når det kommer for eksempel på strykprosent og hva er det som er forskjellen på en stor og en liten klasse? Hvis det er mye forskjell idet hele tatt? 

André: det er jo noen emner som har høyere strykprosent og det er for eksempel innføring i programmering som ligger oppi der, og det er jo derfor man i år oppretter nye – for dere går i digitale medier?..

Alle: ja

Advisor: .. ja dere har annet programmering emne eller får til neste høst eller? nei *mumler for seg selv* ja, og det er nettopp fordi det er at har vært ganske stor strykprosent ehm.. men om det har sammenheng med stor og liten ja.. det kan jo være, på første års emnene så er det jo mange for det er mange fellesemner, eller det er mange som har de samme emnene også deler det seg utover i året

Andreas: tror du at det har noe kanskje med at det blir mindre liksom oppfølging i sånn enkeltvis på studentene fordi det er store klasser og sånt? eller er det noe med det å gjøre folk- siden det er store klasser føler ikke studentene de har noe direkte kontakt med foreleser?

Advisor: mhm ja det kan det være for det er nok at det er sikkert vanskeligere og tøffere å spørre-  stille spørsmål i en forelesning med så mange enn og da- enn i en klasserom og kanskje flere kjente og føler seg rundt seg mere trygg da, enn der, men samtidig så har man jo mye tilbud på øvingstimer med studentassistenter som de blir brukt og nytte av 

André: eh strykprosenten er dem høyere enn de internasjonale fagene enn de som foregår på norsk? da snakker vi om både nordmenn og de utenlandske studentene og de engelske kursene og.

Advisor: eh det vet jeg ikke, for vi har egentlig ikke hatt så mange forelesninger som har foregått på engelsk tidligere men det er vel nytt i år med at vi har både forelesere som er engelske så det ble jo litt spennende å se ooog at vi har nå i utvekslingsstudenter på et par fag som de også foregår på engelsk da, men nå må jeg bare spørre holdt på si dere har designmetoder gå det på engelsk?…

Alle: ja

Andreas: det og prosjektledelse går begge på engelsk..

Advisor: .. ja går på engelsk ja.. men er det på grunn av – det har vel ikke akk- designmetoder har vel gått engelsk tidligere også på grunn av hun Klaudia da, eh men jeg trokke det har utpreget seg med et fag med høy strykprosent, nei det kan jeg ikke..

Andreas: … det har ikke påvirket i noen form?…

Advisor: .. neeeei.. tror ikke det, det er ikke noe som vi liksom har tenkt på eller har tatt tak i at det har vært et problem og det har ikke vært noe i sånn i forhold til studenter på døra heller og at det da har vært noe utprega eller mye av det nei.

André: eeeh neste spørsmål om det noen måter forelesning metoder som er mer effektive eller bedre enn noen andre?

Andreas: kanskje det er litt vanskelig spørsmål?

Advisor: mhm ja.. det vet jeg ikke om jeg tør å si noe om jeg..

André: nei.. da hopper vi videre til; hvorfor tror du så mange studenter faller ut i forelesningen? Tror det er kanskje mye av det samme tror jeg

Advisor: hehehe ja

Andreas: ja blir litt for vanskelig 

Advisor: … haha jaaa det blir jo litt synsing da, så tror jeg at det har kanskje er veldig personavhengig på min oppfatning hehe på hvem som har forelesningen

André: da har vi neste spørsmål; hvorfor tror du hvorfor mange studenter faller ut i forelesningen? 

Advisor: da tror jeg kanskje det er engasjementet på forelesere jeg da om de klarer å engasjere, holde oppmerksomheten, gjøre forelesningen interessant..

André: men tror du at det er for eksempel //?det kan at de andre ikke kunne?// for eksempel med 4 timer kun snakking og mer effektiv litt ikke kun teori men litt praktiske og ?

Advisor: ja det er klart… eh ja det er vel noen fag som har sammenhengende med kanskje mye teori og at det blir veldig trått når man ikke har noe variasjoner i forelesnings formen da

Andreas: da lurer jeg på- har du noen spesielle erfaringer med at studenter har kommet til deg på grunn av at de faller ut av forelesninger og sånt og om hva de eventuelt har sagt til deg om at det hvorfor det skjer?

Advisor: mmmm nei men det kan bare være ikke noe sånn eh som er liksom sånn mønster da, hvis det kommer seg liksom sånn holdt på si “slengere” i en nå da på grunn av et eller annet det er liksom ikke sånn at jeg ser et mønster, det kan være årsak da…

Andreas: ..det er bare veldig sånn enkeltvis fra person til person 

Advisor: jaa det er egentlig det, noen liker det og noen liker datt og ja 

André: yes, eeeh i hvilket tiltak kan gjøres for å forberede forelesningen?

Advisor: for å forberede forelesninger… mhm.. nei bare for å – kanskje at man har sånn kollegaveiledning da? At de foreleserne går på hverandres sine- ja kollegaveiledning, at de har noen til å evaluere seg og ikke bare studentevaluering /mumling/ ja, evaluering da

André: det er litt samme spørsmål og: gjøres det nok tiltak for å forberede forelesninga? for det blir tatt evalueringen men føler at det ikke har tatt noen konkrete tiltak for det da.. 

Advisor: neei.. vi har jo- det er jo studentevalueringer og som vi går gjennom og ser på og prøver innimellom med noen tiltak da og noen forelesere har har kanskje ikke tatt det faget men tatt noen andre oppgaver eller man har satt flere personer i timene så noe er i gjentakere problemer eller noe sånt enn de som er fra flere år da, så prøver jo man å bytte litt og sette flere personer eller ha litt variasjon da 

André: yes.. som du har nevnt i programmeringsfaget som ble det nå ja..

Advisor: mhm..

André: er det noen annet du kan tenke på at det er relevant for oss å skrive om temaet vårt?

Advisor: mhm..

Andreas: som vi tenker da er jo veldig forskjellig når det kommer til hvordan folk tar imot informasjon og sånt fra foreleser også da, det er jo veldig på person til person også er det veldig vanskelig tiltak til tilfredstille mesteparten 

Advisor: ja, ja.. eller.. noen av foreleserne er jo veldig flinke på å ha åpne kontor da, det er veldig lett å gå inn og spørre om hjelp og det tror jeg at det er viktig at man skal kunne å spørre om hjelp da, det er noe av det vi prøver på da og markedsføre da med at vi er liten og tett høgskole da, det skal være kort avstand eller god kontakt mellom studenter og foreleser.

André: de fleste foreleserne vil jo at studentene går til studassene? så de slipper alt det selv da..

Advisor: joda det er klart, hvor det er de kullene hvor der det er 250 stk studenter så haha..

André: ja det blir litt mye ..

Advisor: haha.. ja det blir litt mye ja, ellers er det også at man er flinke til å bruke canvas da til å legge ut forelesningsnotater og tror at de har blitt flinkere etterhvert men det er ikke alle som er.. ja bruker det like aktivt da, tror det er – nei jeg vet ikke jeg tror det er variasjoner i faglæreres eller hvor mye de bruker canvas da, hvor flinke de er til å legge ut stoff og tips

André: har vi noen mer? noe som er aktuelt?

Andreas: nei jeg tror vi fikk noen koblet og det var noen spørsmål som var vanskelige enn de andre, kanskje for deg kanskje når det kommer mer direkte om studenter

Advisor: eeeh ja det er det jo.. ja

Andreas: ting må jo gi mer langsiktig om det skjer rundt, men det er ikke noen sånn generelt trenger ikke akkurat å være noe om det her liksom, det er ikke noe ofte klare gjenganger om hva studenter kommer til deg og sånn? når det er omhandler om skolen? 

Advisor: .. nei, som studieveileder så er det veldig mye det at man kanskje har strøket et fag og må ta opp igjen og lage en utdanningsplan da for studentene og ja også skal man plutselig ta igjen fordi at man har vært litt slapp da i et semester også ahaha ja.. så det går mye igjen på studenter som har strøket et fag 

Andreas: som faller ut og kommer tilbake på skolen liksom?..

Advisor: ja..både og om de har kanskje både falt ut og noen sliter litt med motivasjon, noen syns det er vanskelig fa.. hold på si fremlegg eller presentasjoner, selv om man har kanskje hatt mye av det på videregående og barneskolen eller hele veien så syns dem…

André: for det er eller blir så større klasse 

Advisor: ja at det kan bli en utfordring ja og ja.. og det å jobbe i grupper er det mange som sliter med fordi at det ; det å finne grupper og hvordan det fungerer dynamisk på en som ikke bare henger på og vet ikke hva man skal gjøre og ja.. litt sånne praktiske ting også som de kommer med ja

André: yes.. skal vi si oss ferdige, eller hvis ikke dere har noe mer ?

Andreas: nei, tror ikke vi har noe mer nå hvertfall.. takk veldig bra, takk for samtalen og takk for tiden

Advisor: bare hyggelig, håper dere gjør det bra på oppgaven haha

Analysis and summary of findings with quotes

We chose to interview an advisor at the school who represented an expert in this field. The advisor was relevant to our information flow situation because  had complementary experience with insight in various school-related issues students have, and even more specific to our information flow, issues related to how bad performed lectures affect their studies. In order to achieve the desired results, we explained our communication flow situation before the interview and then asked our questions related to it. 

According to the expert we chose to interview, the most overtly school-related problems that students come to her with are the following;

 “Mainly, it is the first year students who seek counseling from me. Counseling aimed at the transition from high-school to university. New location, new environment, new living situation, a lot of deadlines in terms of work requirements and so on.” 

This transition ended up putting these freshman students in the advisors office, with a lot of doubts. They may have failed a class, lagging behind, lack of motivation or maybe they have anxiety performing in front of the class. All of these problems do not always come directly from poor communication flow between the students and the lecturer, but it is definitely a part of the cause.  

Another problem we came across and would like to focus on is exchange students and how they may come across dealing with the language barrier and the fact that some courses are taught in english and others in norwegian. According to the advisors experience, exchange students almost never come to them with problems related to norwegian courses – it was rather the opposite. “Their had been occurrences with norwegian students coming to them because they had difficulties with courses running in english.” So either, exchange students don’t have a problem with the language barrier, or they are not aware of the services the school offers in advising.

Another factor that affects the communication between lecturer and student, is the size of the class. “The failure rate in courses with high student numbers have a tendency to be a little higher than small classes.” The difference is even clearer among freshman courses. The reason for this is impossible to point out directly, since the reason for failure can vary a lot from one student to another. A general observation from the expert was that in the larger courses, the students lose the direct contact with the lecturer that they are used to from their high school. For that reason, they feel more helpless now when they are struggling in a course. To make up for lack of direct contact, there are offered student assistants in many larger courses, but for many these are not filling the educational needs the same way.

At the end of the interview we wanted to find out how we could improve the information flow situation. Therefore, we asked the advisor what they saw as the main reasons why a lot of students fall out during lectures. They believed that the main reason for students’ loss of focus, is lack of engagement from the lecturer when lecturing, which then can seem like the lecturer doesn’t have interest in what they are teaching. If there is little variation in the methods the lecturer uses to teach, students can also lose interest and get bored.

When it comes to how the situation can be improved, the advisor had some suggestions; “It can be added colleague assessment between lecturers, to have the lecturers give criticism to each other about what is good and what should be changed to engage the students.” Many students think that the student assessment of the lecturers is not received as seriously. There can be applied more lecturers in a course, as this would give a better opportunity for direct contact with the students. “In cases where this is not possible the lecturers need to have an open office for students to enter with questions.” Most importantly, the lecturer needs to make sure to have clear communication with the student assistants, so that both the lecturer and the student assistants convey with the same goal and focus in mind. Otherwise, the students will only get more confused. Since the issues can be so diverse within a course, several measurements need to be put in place for it to make any impact. 

 The major things we found out from this expert interview

  • Class size: According to the university college advisor, students in bigger classes feel more disconnected to the lecturer of their teachings and are more likely to not participate and take an interest in the course
  • Language barrier: When exchange students and norwegian students end up in the same courses, the lecturers are often held in english. This makes it harder for the norwegian students, who are often the majority, to follow the lecture as closely and they lose interest.
  • Educational background: High school students come from different places and different living situations. Therefore, they have a lot of different expectations towards a university college, which makes it hard for courses and lecturers to uphold all their different expectations. Because of this, some students might feel excluded and unmotivated.

Observation

Who was observed? 

Bachelor students in a foreign class and the lecturer for the foreign class. We chose this class because of its diverse educational background, language barrier and small class size. These factors would affect the lecturers way of conveying information in a classroom, which we learned from the literature search that we wanted to investigate.

Which was the observation scene? 

Public setting; A smaller classroom at Østfold university college. 

The role of the observer 

The novice; a student. 

The observation method we used 

Fly on the wall – go to a location and unobtrusively observe what goes on there. 

The intention of the observation

Observing the professor giving a lecture to international bachelor students in a classroom. 

Why we chose to observe this specific behaviour 

To learn about which methods the lecturer uses to convey information to bachelor students.

Field notes transcript 

  • Checking attendance
  • 20-25 students attended the lecture
  • Many absent students
  • The lecturer went through the students’ homework. Some students were chosen to present parts of it.
  • The lecturer spoke both Norwegian and English. She spoke extra clearly when she spoke Norwegian
  • Lecturer asked if any of the students had not gotten the homework in the last lecture
  • The lecturer was energetic and engaged
  • A lot of practical learning – Students were picked randomly to present homework, two at a time. Later, everyone read out loud at the same time as well sometimes.
  • The lecturer knew and used the names of the students, which made their relationship more personal
  • The students had to improvise a conversation in Norwegian with the help of their textbook
  • Textbook was used a lot during the lecture
  • The lecturer read a dialogue in norwegian out loud
  • Group work, 2-3 students worked together
  • The lecturer did not use a powerpoint presentation at all during this lecture.

Analysis and Summary of Observations – What? How? Why? 

We decided to observe bachelor students in a foreign class, as this would help us gain relevant data for the empathy phase. The group then decided to send 2 observers to observe a class at Østfold University College. The course we decided to observe was “Norwegian as a foreign language 1”.

First, we asked the lecturer for permission to do the observation in her lecture, which we were granted. We then sat in the back of the classroom in this lecture and observed. The lecturer had more of a practical approach to how they held the lecture, with a lot of practical tasks for the students. The class size was about 20-25 students. This gave us an impression of a closer relationship between the lecturer and the students, as the lecturer knew the names of each student. This, combined with other factors, gave an increase in participation. The other factors include: a lot of practical tasks in class both while seated and in front of the entire class, the lecturer being more energetic while conveying information. It is also less intimidating for the students to perform tasks in front of the entire class, while being a smaller sized class. The lecturer was also making sure that the students were on the same page, actively asking if the students had some questions. The lecturer also actively used a textbook while lecturing, this made it easier to follow the lecture and as well as understanding the curriculum. We observed for about 45 minutes, before leaving mid break.

The major things we found out from this observation:

  • A smaller class size affected the relationship between the students and the lecturer and resulted in increased participation from the students in the class.
  • The lecturer used a practical form of lecturing, such as activities in front of the class and was actively using the textbook, which made the lecture more interactive and easier to follow.
  • The behaviour of the lecturer played a major role in conveying information. The lecturer in this class was engaged and energetic and therefore kept the students involved. By doing this, the lecturer ensured that all the students were on the same page regardless of their educational background.

Summary and comparison of expert interview and observation. 

When looking at the results from both of these methods, we can see that a lot of the same results are occurring. Class size, language barrier and educational background were three points that both the expert interview and the observation touched on. In the observation, there was a small class size, and this affected the relationship between the students and the lecturer to become more personalized. This was the case because the lecturer had time to be more personal and with each of the students, which again resulted in increased participation from them. On the other side, we learned from the expert interview that some students have problems with large courses being very general, and therefore they become disconnected from the lecturer and its teachings. In the observation, we also learned that an engaged and energetic lecturer can make all students more involved in the course, despite their educational background and interest in the course. The interview told us that it can be very hard to take everyone’s background into account in bigger lectures. By looking at these recurring results, we can know what problems we need to focus on going forward to the defining process.